Tekoäly · 1 min lukuaika ·
Microsoft 365 Copilot: tarkistuslista ennen käyttöönottoa
Copilot näkee kaiken, mihin käyttäjällä on oikeus. Siksi liian laajat jaot ja vanhat käyttöoikeudet kannattaa siivota ennen käyttöönottoa. Näin valmistaudut.
Microsoft 365 Copilot vastaa kysymyksiin ja kirjoittaa luonnoksia yrityksen omien tiedostojen, sähköpostien ja Teams-keskustelujen pohjalta. Se on hyödyllinen juuri siksi, että se löytää tiedon nopeasti. Sama ominaisuus tekee siitä riskin, jos käyttöoikeudet eivät ole kunnossa.
Copilot ei ohita oikeuksia, mutta tuo ne esiin
Copilot näyttää käyttäjälle vain sitä, mihin hänellä on jo oikeus. Monessa yrityksessä oikeuksia on kuitenkin enemmän kuin kukaan tietää: koko yritykselle jaettuja kansioita, ”kuka tahansa, jolla on linkki” -jakoja ja vanhoja ryhmiä. Ennen niitä piti osata etsiä. Copilotilta riittää kysyä: ”Mitä tiedät palkoista?”
Tarkistuslista
- Jaot ja linkit: etsi koko yritykselle tai linkillä kenelle tahansa jaetut tiedostot ja kansiot, erityisesti palkat, HR, sopimukset ja asiakastiedot.
- Käyttöoikeudet: käy läpi SharePoint-sivustojen ja Teams-ryhmien jäsenet ja poista oikeudet, joita tehtävä ei vaadi.
- Luokittelu: ota käyttöön luottamuksellisuusmerkinnät, jotta arkaluonteinen tieto tunnistetaan ja suojataan.
- Vanha tieto: poista tai arkistoi tieto, jonka säilytysaika on päättynyt. Mitä vähemmän turhaa tietoa, sitä pienempi vuotoriski.
- Kokeilu pienellä ryhmällä: aloita muutamalla käyttäjällä ja kysy Copilotilta tarkoituksella arkaluonteisia asioita. Näet heti, mitä se löytää.
- Pelisäännöt: päivitä tekoälyn käyttöpolitiikka: mihin Copilotia käytetään, miten tulokset tarkistetaan ja miten virheistä ilmoitetaan.
- Tekoälylukutaito: kouluta käyttäjät. EU:n tekoälyasetus edellyttää sitä yrityksiltä, jotka käyttävät tekoälyä.
Entä tietosuoja?
Copilot käsittelee henkilötietoja, joten käsittely kuuluu kirjata ja arvioida. Varmista, että Copilotia käytetään työtileillä, jolloin se kuuluu yrityksen Microsoft-sopimuksen tietosuojaehtojen piiriin. Harkitse tietosuojan vaikutustenarviointia, jos Copilotia käytetään esimerkiksi henkilöstöhallinnossa, ja kirjaa Copilot tekoälyrekisteriin.
Foregon auttaa
Tarkistamme Microsoft 365 Copilot -valmiuden: jaot, oikeudet, luokittelun ja asetukset, ja saatte selkeän korjauslistan. Turvakansion tekoälyrekisteri pitää Copilotin ja muut tekoälypalvelut hallinnassa jatkossakin.